Estándares ISO y gestión de archivos

Estándares ISO y gestión de archivos

¿Qué es ISO?

ISO son las siglas en inglés International Organization for Standarization. Se trata de la Organización Internacional de Normalización o Estandarización, y se dedica a la creación de normas o estándares para asegurar la calidad, seguridad y eficiencia de productos y servicios. Son las llamadas Normas ISO.

La Organización Internacional de Normalización actualmente está presente en 193 países y es una organización no gubernamental e independiente. Actualmente hay redactadas más de 22.000 normas ISO que abarcan todas las industrias, desde tecnología y seguridad alimentaria, hasta agricultura y salud 

Normas ISO y sus diferentes tipos

En la actualidad, existen más de 22.000 normas ISO diferentes. Cada una de ellas está centrada en la normalización, estandarización o regulación de un elemento de los servicios y/o productos. A continuación te detallamos algunas de las normas ISO más habituales.

ISO 9001

La norma ISO 9001, perteneciente a la familia a de normas ISO 9000, redacta las normas de un Sistema de Gestión de Calidad. Lo hace mediante guías y herramientas que aseguran la calidad de los productos y servicios de las empresas. Todo tipo de empresas, desde pymes hasta grandes empresas, se pueden certificar con la norma ISO 9001, independientemente de su actividad económica.

El certificado ISO 9001 de calidad está enfocado al cliente. También motiva a todos los trabajadores de la empresa certificada e impacta sobre la dirección, consiguiendo un aprendizaje y mejora continuos.

Beneficios de la norma iso 9001

La implementación de la norma ISO 9001 por parte de la empresa significa grandes beneficios:

• Beneficios estructurales que se convertirán en beneficios económicos;
• Potencia la participación de la alta dirección de la empresa;
• Se genera confianza hacia nuestros clientes.

ISO 14001

La norma ISO 14001 es el estándar que se centra en la gestión ambiental. Esta norma tiene como prioridades identificar y gestionar los posibles riesgos ambientales que se pueden generar en una empresa derivada de su actividad habitual.

Cualquier empresa, sea cual sea su actividad, facturación, sector, ubicación o tamaño, puede certificarse en la norma ISO 14001.

Beneficios de la norma ISO 14001

•    Reducción de costes;
•   Cumplimiento de la legislación medioambiental;
•   Evitar la duplicidad de esfuerzos;
•   Tener una ventaja competitiva frente a la competencia;                                      
• Facilidad para el cumplimiento de otras certificaciones ISO u OHSAS.

Gestión de archivos

¿Qué es la gestión de archivos?

Según la definición del Consejo Internacional de Archivos, la gestión de archivos es el estudio teórico práctico de los principios y procedimientos concernientes a las funciones de archivos. En una definición más amplia, podemos decir que la gestión de archivos está relacionada con la buena y controlada administración de la información de una organización.

¿Para qué implementamos la gestión de archivos?

Sirve para facilitar el trabajo con la documentación que se produce en la empresa. Cada uno de los involucrados con los documentos del archivo debe saber qué documentos guardar, cuándo, cómo y dónde. Así mismo debe saber donde esta la documentación en el momento de necesitarla.

Nos ayuda a tener accesibilidad y transparencia en la información, además de esto también nos proporciona el intercambio y la reproducción de los recursos, evitando duplicados, información innecesaria o pérdida de la información.

Podremos mantener viva la memoria de la organización, como dijo Atherton, en 1983: “salvo la paz permanente, nada podría contribuir más a alcanzar los fines de las sociedades en desarrollo y hacer éste un mundo mejor para vivir, que una transferencia de información científica y tecnológica efectiva y de alcance mundial”.